Dieser Artikel hilft Ihnen bei der Konfiguration Ihrer Terminarten in Ihrem Vetstoria Online-Terminbuchungssystem.

Einführung in Terminarten

Mit Vetstoria können Sie Terminarten Ihrer Wahl erstellen, die in Ihrem Buchungstool angezeigt werden. Diese Terminarten können mit einer Reihe verschiedener Optionen angepasst werden. Das folgende Video hilft Ihnen zu verstehen, wie die Terminarten konfiguriert werden.

So kommen Sie zu Ihren Einstellungen mit den Terminarten

Sobald Sie in Ihrem Vetstoria-Account angemeldet sind, gehen Sie zu: 

Einstellungen > Konfiguration > Terminarten

Überblick über das Layout

Die Einstellungen für eine Terminart ist in zwei verschiedene Bereiche unterteilt.

Die Einstellungen auf der linken Seite stellen allgemeine Einstellungen dar, während sich die Einstellungen auf der rechten Seite je nach den Optionen ändern, die Sie in der Dropdown-Liste oben links auf Ihrem Bildschirm auswählen.

Allgemeine Einstellungen

1. Name anzeigen
   Der Name des Terminart, der den Tierbesitzern in Ihrem Online-Buchungstool angezeigt wird.
2. Kundenstatus
   Sie können angeben, ob Ihre Terminart für neue oder bestehende Kunden oder für beide verfügbar ist
3. Ausgeschlossene Tierarten
   Fügen Sie alle Tierarten hinzu, für die eine Terminart nicht gilt (wenn Sie alle Tierarten hinzufügen, wird die Terminart effektiv deaktiviert)
4. Termindauer
   Sie können die Dauer jeder Terminarten selbst festlegen

Optionen für Terminarten

Über die Dropdown-Liste oben links können Sie Ihre Terminarten weiter konfigurieren. Es gibt fünf Optionskategorien.

• E-Mail-Bestätigung
• Telemedizin
• Zahlungen (dieses Feature gibt es aktuell nicht für deutsche Regionen)
• Verfügbarkeiten
• Grund des Termins

Email Bestätigung

Unter "Email Bestätigung" können Sie eine Nachricht für Ihre Kunden je nach Terminart hinzufügen. (z.B. für die Terminart "Impfung" > "Bitte bringen Sie den Impfausweis Ihres Haustiers mit zum Termin")

Diese Nachricht wird in der Bestätigungs-Mail an Ihre Kunden angezeigt. 

Telemedizin

Geben Sie an, ob Telemedizin für eine bestimmte Terminart aktiviert werden soll. 

Zahlungen (dieses Feature gibt es aktuell nicht für deutsche Regionen) 

Diese Optionen bieten alles, was Sie zur Erfassung von Kreditkartendaten für Vorautorisierungszahlungen benötigen.

1. Zahlung anfordern
   Geben Sie an, ob die Vorabgenehmigung für die Terminart erforderlich ist.
2. Gebühr für den Termin
   Der Wert, der vom Tierhalter für eine Vorautorisierung angefordert werden soll, oder um das Feld für die Zahlungsanforderung an der Kasse neu auszufüllen.  

Verfügbarkeiten (pro Tag)

Mit diesen Optionen können Sie die folgenden Einstellungen vornehmen:

1. Stündliche Zeitfenster
   Legen Sie fest, wann der Termin immer gebucht werden soll, d.h. zur vollen Stunde/zur halben Stunde/15 Minuten nach Ablauf/45 Minuten nach Ablauf usw.
   1. Weitere Informationen zu den stündlichen Zeitfenstern finden Sie hier
2. Anzahl reservierter Slots
   Geben Sie den Schwellenwert an, bei dessen Unterschreitung keine Termine mehr online buchbar sind (z. B. 5 würde bedeuten, dass, sobald die Anzahl der verbleibenden Termine eines Kalenders oder Klinikers für den Tag 5 erreicht, keine weiteren Termine mehr online für diesen Kalender oder diesen Kliniker buchbar sind.)
3. Abstand zum frühestmöglichen Termin
   Ändern Sie den Abstand zwischen der aktuellen Uhrzeit und dem frühesten verfügbaren Termin.
4. Maximale Anzahl von Terminen
   
   • Wenn Sie in diesem Feld eine Zahl eingeben, wird damit die maximale Anzahl dieser Terminarten für einen Tag festgelegt.
     1. Wenn das Feld leer gelassen oder eine "0" eingegeben wird, gilt dies als keine Begrenzung.
   • Das Limit gilt für alle Kalender und nicht für einen bestimmten Kalender.
   • Wenn diese Zahl für einen bestimmten Tag erreicht ist, kann der Tierhalter für diesen Tag keinen Termin mehr vereinbaren.
   • Ein Termin kann an einem anderen Tag verfügbar sein, wenn die Höchstzahl noch nicht erreicht ist.

Grund des Termins

Geben Sie an, ob der Termingrund für eine bestimmte Terminart erforderlich ist.

Wir empfehlen den Schalter auf "Ja" zu lassen. 

Terminarten konfigurieren

Es gibt 2 Möglichkeiten, Terminarten zu konfigurieren:

1. Manuelles Hinzufügen von Terminarten durch Anklicken der Schaltfläche "Neue Terminart hinzufügen"
2. Abrufen aus PIMS (Praxisverwaltungssoftware) durch Klicken auf die Schaltfläche "Abrufen"

Abrufen aus PMS

Diese Funktion synchronisiert alle Terminarten, die in Ihrem mit Vetstoria integrierten Praxisverwaltungssystem definiert sind. 

So entfernen Sie Terminarten

Um eine Terminart zu entfernen, klicken Sie einfach auf das kleine "Mülleimersymbol".

Neukunden-Funktion

Terminarten auf bestimmte Kundentypen einschränken

Terminarten können auch auf der Grundlage der Art des Kunden angezeigt werden: 

1) wiederkehrende Kunden

2) Neukunden

Sobald diese Funktion aktiviert ist, haben Sie eine zusätzliche Einstellung auf dem Konfigurationsbildschirm Ihrer Terminarten, wie unten gezeigt:

Diese Einstellung enthält drei Optionen, mit denen Sie die jeweilige Terminart anzeigen lassen können:

1) Alle Kunden

2) Nur Neukunden

3) wiederkehrende Kunden

Weiterleitung neuer Kunden zu einem Online-Registrierungsformular

Mit dieser Funktion können Sie neue Kunden, nachdem sie eine Buchung abgeschlossen haben, auf eine Webseite weiterleiten, um sie entweder zu registrieren oder in Ihrer Klinik willkommen zu heißen.

Wenden Sie sich bitte an den Support und teilen Sie uns die URL mit, auf die umgeleitet werden soll, damit wir dies für Sie aktivieren können.

Nachfolgend finden Sie einige bewährte Verfahren, die häufig für die Erstellung von Terminarten verwendet werden:

1. Am besten fügen Sie Terminarten manuell hinzu, um unnötige Datensynchronisationen zu vermeiden.
2. Fügen Sie bei der Kategorisierung neue Kunden, Tierarzt-Termine und Impfungen ganz oben ein und TPA-Termine und andere Behandlungen danach.
3. Überprüfen Sie immer die Dauer des Termins und die für eine Terminart zutreffenden Tierarten.
4. Stündliche Termine müssen nur hinzugefügt werden, wenn die Termine entsprechend gefiltert werden müssen. Wenn zum Beispiel "00" und "30" ausgewählt werden, sollte dies für einen Termintyp mit einer Dauer von 30 Minuten gelten. Daher wird das Online-Buchungstool nur Termine zu Beginn und zur Mitte der Stunde anzeigen. (10:00, 10:30, 11:00, 11:30)
5. Die Nachricht, die in der E-Mail-Bestätigung enthalten sein soll, kann überprüft werden, indem ein Testtermin mit einer bekannten E-Mail-Adresse als E-Mail-Adresse des Tierbesitzers vereinbart wird.

Wenn Sie Fragen haben oder weitere Hilfe benötigen, melden Sie sich bitte bei Vetstoria an, um mit unserem Team zu chatten, oder verwenden Sie das Kontaktformular, das oben auf dieser Seite verlinkt ist.